Cómo mantener los archivos y registros en la oficina pdf
Clasificar el correo electrónico ya lleva bastante tiempo, y eso es sólo un tipo de documento al que nos enfrentamos hoy en día. Si a esto le añadimos los formularios de impuestos, la información médica e incluso los muchos (muchos) dibujos de tu hijo, el escritorio de tu oficina -y de cualquier otro lugar- puede quedar enterrado rápidamente. Afortunadamente, hay una forma sencilla de frenar el desorden: crear un sistema de organización de papeles bien definido. Para ayudarte a empezar, hemos encontrado las mejores ideas de organización de papeles que mantendrán todo ordenado (y tu mente cuerda) cuando llegue el momento de pagar por fin la factura del cable. Estas ideas -desde bandejas y cajones para cartas de escritorio hasta carpetas con códigos de colores y cajas de recuerdos personalizadas- harán que cada papel tenga un lugar feliz donde aterrizar. Y para que no vuelvas a perder nada, echa un vistazo a estas sencillas ideas de organización del escritorio.
Las cajas de tela ayudan a ocultar el desorden visual que inevitablemente invade las oficinas en casa. Las cajas de tela de The Container Store vienen en varios tamaños, por lo que tienes opciones dependiendo de si quieres guardar tarjetas de recetas, fotos, documentos impresos u otros recuerdos de papel.
Cómo crear un sistema de archivo para una oficina
En primer lugar, organizamos cómo tratamos y procesamos gran parte del papel que entra en nuestras casas, con nuestro centro organizador de correo doméstico. A continuación, nos ocupamos de organizar el papeleo que sale con más frecuencia de nuestras casas, organizando y pagando las facturas. Por último, trabajamos en la organización de un tipo de documentos necesarios cada año, los documentos fiscales.
¿Eres nuevo aquí? El Reto de Organizar Archivos es parte del Reto de 52 Semanas para un Hogar Organizado. (Haz clic en el enlace para saber cómo unirte a nosotros de forma gratuita para futuros y pasados retos si aún no eres un lector habitual).
Ahora, pondremos todas esas acciones anteriores en su lugar, y terminaremos con una gran mayoría de la organización del papel, creando un sistema de archivo casero que guarde los documentos adicionales que puedas necesitar consultar a lo largo de los años para que tu casa funcione sin problemas.
Durante varios años de mi vida adulta cometí el error de no tener realmente un lugar para archivar y guardar papeles en mi casa. El resultado fue un montón de papeleo perdido y de problemas para encontrar documentos importantes cuando los necesitábamos.
Cómo organizar los archivos en el ordenador
Este artículo fue escrito por Ashley Moon, MA. Ashley Moon es la fundadora y directora general de Creatively Neat, una empresa de organización virtual y coaching de vida con sede en Los Ángeles, California. Además de ayudar a la gente a organizar su mejor vida, tiene un fabuloso equipo de organizadores listos para desordenar su casa o negocio. Ashley organiza talleres y conferencias en varios lugares y festivales. Se ha formado con Coach Approach y Heart Core en organización y coaching empresarial respectivamente. Tiene un máster en Desarrollo Humano y Cambio Social por el Pacific Oaks College.
Organizar los archivos de la oficina puede ser una tarea difícil, especialmente si se tienen grandes cantidades de archivos y documentos, pero no tiene por qué ser un proceso doloroso. Planificar con antelación y decidir un sistema de archivos puede ayudarte a organizar tus archivos para que se adapten a tu negocio y asegurarte de que encontrarás los documentos importantes de forma más eficiente. Una vez que tenga sus archivos bien ordenados, deberá seguir un sistema coherente para mantenerlos así.
Ejemplos de sistemas de archivo manual
El objetivo de este artículo es simplemente ayudarle a hacer esto de forma consistente para que pueda utilizar su tiempo para cosas más importantes.Un beneficio adicional (que, en muchos aspectos, importa igualmente) son las sensaciones de calma y control que «gana» con su decisión de aprender a organizar los archivos de la oficina.Seamos sinceros, sin embargo – archivar nunca será divertido.Siendo ese el caso, vamos a ver cómo organizar los archivos de la oficina para que pueda llegar a lo que quiere de forma rápida y fácil…
¿Cuándo puedes hacerlo? Necesitarás un buen rato para avanzar. Obviamente, el espacio de trabajo de cada persona es diferente: algunas personas tienen una oficina desordenada con enormes pilas de papeles con los que lidiar. Intentar organizar los archivos por la mañana puede agotar tu energía y tu capacidad creativa, dejándote más cansado y menos productivo después.
El archivo físico (a diferencia del digital) depende de la calidad y la ubicación de tu archivador. Cuando quieres archivar, ¿tienes que abandonar tu mesa para hacerlo? Probablemente esto le cueste varios minutos al día.En la medida de lo posible, coloque su organizador de archivos lo suficientemente cerca de su escritorio como para no tener que abandonar su silla, sobre todo sus archivos de acción (véase más adelante).Asegúrese de que tiene suficientes archivos colgantes y etiquetas, entonces…